📢 Veuillez noter : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans tous les pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité locale dans la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région. Nous travaillons continuellement pour ajouter de nouveaux pays et autorités.

FAQ – Fonction d'enregistrement des voyageurs

Qu'est-ce que la fonction d'enregistrement en ligne ?

La fonction d'enregistrement en ligne (également appelée « Advanced Check-in ») est un système automatisé intégré à votre compte Holidu qui permet de collecter les informations des clients et de les transmettre aux autorités locales compétentes. Au lieu de saisir manuellement chaque enregistrement dans le portail du gouvernement, Holidu gère l'ensemble du processus pour vous.

Pourquoi devez-vous faire cela ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les propriétaires sont légalement tenus de collecter les informations des clients et de les soumettre aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité avec les lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Disposer d'un système fiable vous aide à rester en conformité avec les réglementations locales sans effort majeur.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonction d'enregistrement en ligne dans votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos clients un formulaire où ils peuvent fournir les données requises. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin de saisie manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

• Conformité légale sans effort
• Transfert automatique des données des clients à l'autorité appropriée
• Registre numérique des clients téléchargeable à tout moment pour les inspections
• Rappels intégrés et communication avec les clients
• Gratuit pour les hôtes Holidu
• Gestion sécurisée et conforme des données sensibles des clients

Comment configurer la fonction ?

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez d'abord enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Nous supportons actuellement l'Espagne, le Portugal, l'Allemagne et l'Italie, et nous travaillons à l'ajout d'autres pays.

Région	Autorité	Liens de connexion
Espagne (sauf Catalogne et Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Connexion à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Connexion à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Guide de connexion SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Connexion de votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie

Une fois vos identifiants obtenus, suivez cet article pour configurer votre fonction d'enregistrement en ligne.

Que se passe-t-il si votre connexion cesse de fonctionner ?

Si votre connexion avec l'autorité s'interrompt, vous serez averti. Vérifiez que vos identifiants n'ont pas expiré et mettez-les à jour dans la section « Compte » de Holidu. Si vous continuez à rencontrer des problèmes, contactez l'équipe d'assistance Holidu.

Comment connecter Ricestat à votre compte Chekin.io ?

Si vous utilisez Ricestat pour vos rapports statistiques, vous pouvez le connecter à votre intégration Holidu. Consultez les instructions spécifiques fournies par votre autorité locale sur la façon d'établir cette connexion avec Chekin.io.

Dépannage : identifiants incorrects pour Ricestat

Si vous recevez une erreur concernant des identifiants Ricestat incorrects :

• Vérifiez que vos identifiants Ricestat sont exacts
• Assurez-vous que votre compte Ricestat est actif et à jour
• Réinitialisez votre mot de passe dans Ricestat si nécessaire
• Mettez à jour vos identifiants dans le panneau de configuration de Holidu
• Si le problème persiste, contactez le support Holidu

Comment fonctionne-t-elle pour les clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre client reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou carte d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger le registre des clients ?

Pour télécharger votre registre des clients :

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez télécharger le registre, cliquez sur « Détails ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-il cette fonction ?

La loi locale exige que les hôtes enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région — connectez-vous à l'autorité spécifique de votre pays et de votre région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui, l'enregistrement est obligatoire dans la plupart des juridictions.

Puis-je utiliser cette fonction pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées par l'intermédiaire de canaux supportés par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas supportées.

Puis-je envoyer les données des clients pour les réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les futures réservations. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion ne sont pas couvertes. Vous devrez les enregistrer manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Données personnelles (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour l'hôte (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurai-je accès aux données des clients ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des clients, ce qui sont les informations requises pour le registre. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires comme les numéros de pièce d'identité.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent leur réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification quand les clients fournissent leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les clients ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit leur âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de l'adulte responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne complètent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il reste toujours incomplet, vous pouvez soit :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23h00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de la connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire pour mes clients ?

Oui, directement depuis l'écran des détails de la réservation. Vous pouvez également scanner leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'enregistrement.

Puis-je modifier les données après soumission ?

Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent pas être modifiées. S'