Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (Advance check-in) depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction est basée sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, vous permettant de rester conforme sans avoir à apprendre le processus de chaque autorité.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental responsable

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Voici les options disponibles selon votre région :

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Rapports statistiques en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, dans certains cas, un code de locataire ou d'établissement, que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre propriété à l'autorité à l'aide de la fonction d'enregistrement en ligne

1. À partir de votre application Holidu, allez dans le menu de gauche, cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Enregistrement en ligne ».
2. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
3. Un écran affichera la liste de vos propriétés, y compris le statut de la connexion pour chacune. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.
4. Remplissez le formulaire avec les détails du pays où se trouve votre propriété.
5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez l'autorité appropriée et entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et toutes les informations d'identification requises dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois activé avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité responsable.
9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous de ce qui suit :
   • Utilisez le bon code fiscal de l'hôte. C'est soit votre numéro d'identification, soit le NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identification ou NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale — pas votre connexion Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment ça marche ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici à quoi vous attendre :

3.1 Processus pour l'invité

1. Après la réservation, votre client reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. L'invité remplit les détails pour tous les voyageurs, y compris l'analyse de documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour tous les voyageurs.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un invité ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

À 23 h 00 le jour de l'enregistrement, les données de l'invité sont automatiquement soumises à l'autorité pertinente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Statut	Description
Commencé, mais avec des données manquantes	Vous verrez ici si vos clients ont déjà commencé le processus. Jusqu'à ce qu'il soit terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.
Données de l'invité complètes mais non encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)	Les données sont complètes et en attente de transmission jusqu'à la date d'enregistrement.
Données de l'invité transférées avec succès à l'autorité	Le transfert des données a été complété avec succès et confirmé par l'autorité.
Erreur dans la déclaration des données	S'il y a eu une erreur lors du transfert des données, vous verrez ce message. Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la façon de résoudre ce problème vous-même.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez le formulaire manuellement via l'affichage des détails de la réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement.
Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et que l'erreur persiste, contactez le support pour vous aider à résoudre le problème.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez obtenir le registre des clients, cliquez sur « Détails ».
3. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».

5. Comment remplir manuellement les données des clients

1. Une fois dans la fenêtre d'enregistrement en ligne, cliquez sur l'onglet réservations.
2. Vous verrez la liste des réservations, identifiées par le nom du client principal. Il y a aussi une colonne montrant le statut des données et du transfert.
3. Si vous cliquez sur « Informations sur le statut », il affichera la signification de chaque icône en fonction de sa couleur.
4. Cliquez sur le nom du client pour ouvrir la page « détails du client », où vous pouvez remplir ses informations.

6. Comprendre les couleurs de statut de base

Statut	Icône/Étiquette	Que signifie-t-il	Action recommandée
Tous les clients enregistrés	Bleu • Complété	Le client a entré toutes les informations requises ; les données sont prêtes pour la soumission (le cas échéant).	Aucune action requise ; vérifiez les détails si les règles locales l'exigent.
Enregistrement du client en attente	Gris • En cours	Le client n'a pas encore rempli tous les champs requis.	Contactez le client pour compléter les détails manquants.
Soumission à la police réussie	Bleu • Soumis	Les données du client ont été transmises aux autorités selon les exigences.	Procédez à la communication standard avant l'arrivée.
Échec de la soumission à la police	Rouge • Échec	Une erreur s'est produite lors de la transmission des données aux autorités.	Vérifiez la validité des données ; escaladez vers le support si le problème persiste.

Remarque importante : si le transfert de données a échoué parce que la connexion aux autorités n'a pas été configurée correctement, vous devrez corriger la connexion aux autorités, corriger les informations du client afin qu'il n'y ait pas de champs manquants, puis utiliser l'option de renvoi manuel.

7. Comment tenter manuellement d'envoyer les données aux autorités

Si l'envoi automatique a échoué, vous pouvez tenter d'envoyer les données manuellement — mais il est important de vérifier que la connexion est corrigée et que les données requises du client sont complètes :

1. Assurez-vous que les identifiants sont corrigés et que les données du client sont complètes.
2. Cliquez sur « Envoyer les données du client manuellement ».

Informations supplémentaires et support

Pour toute question supplémentaire sur la fonction d'enregistrement en ligne ou si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration, consultez les articles d'aide spécifiques à votre région listés ci-dessus. Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, contactez notre équipe d'assistance.